7/22(四)開會內容-全員須知+老師公告新訊息

蔡進興 老師, 7/22(四), 今天有一些新資訊要告知:
1. 7/26(一).7/27(二), 那2天, 蔡春梅老師有事, 無法來, 但企劃書也要準備6份.
2. 要給蔡春梅老師的企劃書, 秘書組要有人收齊, 再交給系辦工讀生, 請他轉交.
3. 7/26(一), 11:30 老師要開會, 所以上午會提早結束, 所以那段時間要報告的勤班組, 會延到下午, 請注意.

7/22(四)開會內容:
4.全員須知:

4-1.請各組長確認, 組員給的聯絡資料-mail是否能收到信? 因暑假期間有寄信給大家(勞班), 但我寄出後有些信箱是失敗的, 所以回去要問組員是否信箱有收到信件, 如沒有或會漏信的, 請盡快修改mail.

4-2.已成立畢委專題網誌-99VCD, 帳號和密碼, 只有正副會長知道, 是延續上屆方式, 所以以後勤勞2班有要PO文, 請透過正副會長, 如總務要把每月開支明細告知大家.

4-3.已經在99VCD上公告
(1)爲了提高效率, 不論任何討論<包括組內自行討論>無法出席都須養成相互告知之習慣, 避免將不必要的情緒帶入討論中.
(2)每組組長皆有爲組員發聲之義務, 可幫組員拒絕某些要求.
(3)如不克前來, 請組長告知, 請假都會詳細紀錄.
(4)關於問題提問: 希望各位同學在99VCD提問, 留言時, 儘可能不要用匿名, 以容易辨識身分為主, 以便我們連絡並做最迅速的說明與解答讓每位同學都能在短時間內得到答案。麻煩各位同學了, 謝謝!!
以上文字來自上屆公告, 做了一點修改, 之後都延續下去.

4-4.99VCD, 皆是為大四生做的網誌, 所以除了專題, 如要公告各班訊息也可.

4-5.會長=副會長, 所以所有資料, 包括勤勞2班資料, 正副會長都要有. Ex:勤班祕書要勞班資料(如點名單等), 就可跟副會長要.

4-6.
98VCD, 2009年8月3日星期一
TO:對專題基金兩班合用有疑問的同學
1. 畢業展為兩班一同展出
因畢業展是兩班合辦的活動，所以在展場方面跟印製相關資料等雜物皆為兩班共同製作與宣傳藉此方便作業，並有足夠的資金方便挪用，不會因基金的獨立問題而耽誤所有運作。
2. 經費需要核准有一定的手續
核准就有把關的作用，任何一班的請款單金費支出皆需師長與會長四人審核，所以也幾乎不會發生不必要支出可能。
3. 開一戶互相有監督作用
共用帳戶的運作是經由上屆的範本延續套用，在兩班總務使用帳戶下可以得知互相的金費流動與數目可做查帳上的正確性，若分為各班各開戶的情況下，會導致成無人監督基金的使用與用途，容易產生基金費用查帳上的模糊，因此在合資畢製基金上採用此上屆範本方案，保護兩班同學金費的權利。

4-7 繳專題基金
專題基金, 每人收10000元(1萬), 從8月~12月交, (1月為補交), 可一次繳完或分期, 分期為5期,8、9、10、11、12(月), 每期交2000元, 8月交費是審查日:8/23(一)、8/24(二), 所以總務要在8/23(一)前開戶, 而9月之後, 可能固定第1或其他禮拜交, 請總務討論後把確定的時間跟大家說明.

4-8 收錢人
暑假-組長收齊再交給總務, 並跟總務說清楚, 誰分期誰交齊.
開學-,也是組長收齊再交給總務, 但考慮到大家上課日不同天或課等, 所以各班收費依總務決定, 如來校沒見到總務, 考慮交給藝文中心的大四生再交給總務, 但這將開學後和總務討論, 並要看藝文中心工讀生可否配合, 否則都交給總務.

4-9費用皆需要收據, 才能申請, 除非真的沒收據, 要跟總務說明.

4-10.報告班級和不報告班級(負責班)
凡審查日, 另一班未報告的班級, 就是負責整體佈置及運作的班級. 報告班級只要專心報告, 盡量不負責運作, 所以雜七雜八事務等皆是負責班級負責.

4-11.凡審查日, 報告班級8:30到, 8:30~8:50做確定檔案或置檔, 確認檔案可以開啟, 如發表時發生問題, 就是自己組的錯, 且時間照算, 時間到就換下一組. 如果之後運作順暢(置檔或確認不需太久的話), 或許不需提前30分的話, 將在之後調整, 否則皆以8:30為准.
由於很多組要置檔, 以報告班上午組為優先置檔, 下午組可利用午休置檔. 這是避免來不及9:00開始審查時間. 8:50後將不做置檔動作, 請注意!

4-12.凡審查日, 不報告的班級8:50左右要到, 因這時間會請老師上來, 所以盡量別太晚來.

4-13.凡審查日, 負責班級皆要8:30前到, 而負責班來的時間、職務依各班處理.

4-14.關於報告檔案, 為什麼要確認檔案?
98VCD:09/07/27
1.場內所使用的電腦ppt版本為2003版，為求保險起見可準備ppt檔與圖檔兩種。
上屆會長: 這是為了安全起見，PPT有用當然是最好啦，是不用強求。但如果一組只有5分鐘，那ppt突然當掉那就損失了報告的機會，用ＪＰＧ是為了保險如果發生問題可以用圖片檔播放，這部份是通常前一天組別們來放檔案，或是當天報告來放檔案就會先快速播放一下，看有沒有問題。
以上是上屆的方式, 所以為了怕檔機等狀況, 請置檔和審查前確認. 且檔案最好是2003版本.

4-15.暑期間-報告的檔案
暑假期間的置檔, 由於暑期不上課, 所以採當天置檔.
7/26(一)是勤班報告, 8:30來置檔. 勞班雖不報告, 但中午午休期間要來放7/27(二)的檔案, 是為了明天7/27報告, 置檔後要確認沒問題.

4-16.開學後-報告的檔案, 提前收齊.
由於大家上課日都是(三)、(五), 而審查日皆是(五), 所以置檔日訂在(三), e-mail到會長-勤班和副會長-勞班, 檔案太大就交到藝文中心, 但要確定藝文中心是否有大四生工讀, 如沒有會跟藝文中心主任溝通, 或當天在8:30來校置檔.

4-17.會議廳的舞台右側(上台位置)前的座排，是給下一組準備在那邊等待，因時間緊湊，所以要密集的上台。

4-18.裱版
由於裱板是A1, 太大張了, 上屆是各班跟美術社訂購外送, 所以各班也可考慮, 勤勞2班不一起訂購. 而表版如要提前交的話, 放到藝文中心, 審查日會拿上去, 這將來再說明.

4-19.會議的使用說明
會議廳的清潔維持也別忘記, 不要在會場吃東西喝飲料, 丟垃圾和瓶罐及報紙。 場內的清潔皆靠全體同學來維護，請大家相互督促和自律。免得被罰錢（500-1000)。因上屆就有被罰錢過。

4-20.
To勞班: 各組皆為生命共同體, 所以繳交東西或其他事項皆是以”組”來看待.
會議前準備-值日生工作=處罰組. 依秘書通知處罰組長和告知其職務, 組長再分配給組員.
所以處罰組, 雖然是以組長的名義顯示, 但要處罰的人, 是依組長分配.
Ex: xxx(組長名字)組, 被祕書告知要當值日生, 要告知組長派幾人? (如果只要2人) 要做什麼? 組長認為會被處罰是因A同學和B同學拖累, 所以組長把A、B同學名單交給秘書組長, 組長再告知A、B同學其職務 ,那天值日生就是A、B同學.
※如那天值日生沒來, 秘書組就派秘書組員做事. 而那天值日生, 依會長做處置, 但情況嚴重, 將視為拒絕參加畢委會的活動, 會把名單交給指導老師-蔡進興 老師, 請老師作處置.

4-21.
To勤班: 會長負責勞班, 副會長負責勤班, 勤班可依據勤班和副會長的作風, 不需跟隨勞班.

4-22.關於會議的流程和職務, 依各班分配.

4-23.會議廳座位, 每一組盡量坐一起，在發表事情或是通知比較方便。